Neu hier? Die erklären Schritt für Schritt, wie die wichtigsten Abläufe funktionieren.

Dieser Bereich wird als Nächstes gebaut

Beschwerdemanagement

Beschwerden erfassen, bearbeiten & auswerten · AZAV-Prüfpunkt 4.9

Vertragsmanagement

Alle Verträge des Trägers zentral · Laufzeit, Kündigungsfristen & automatische Frühwarnung

Neuer Vertrag

Laufzeit, Kündigungsfrist & Verantwortliche/r – Fristen erscheinen automatisch in „Meine Aufgaben"

Akquise

Eigene Tabelle wie in Excel – Spalten selbst benennen, direkt in die Zellen tippen, je Zeile Notiz & Aufgabe

Planungsansicht

Wochen-Belegung: Weiterbildungen, Lehrende & Räume

Nur zum Ansehen: ein Wochen-Überblick aller Belegungen. Geändert wird in der Entwurfsansicht (Weiterbildungen & Seminartage).

Kommunikation

Interner Chat – Kanäle & Direktnachrichten zwischen Lehrkräften & Mitarbeitern

Der interne Chat ist hier schon vorbereitet. Echte Nachrichten zwischen mehreren Personen und Anrufe funktionieren erst mit der Online-Version.

Passwörter

Zugänge & Passwörter – nur für Administratoren

Auswertungen und Statistiken

Teilnehmer- und Maßnahmen-Kennzahlen nach Zeitraum · Jahresmeldung (Teilnehmer je Monat)

Einstellungen

Datensicherung & App

Datensicherung

Sichert alle Daten dieser App (Teilnehmer, Maßnahmen, Ansprechpartner, Lehrkräfte, Planung & Anwesenheiten, Themen, Seminarräume …) in eine einzige Datei – zum Aufbewahren und Wieder-Einlesen. So gehen deine Eingaben nie verloren und lassen sich zwischen Adressen/Rechnern umziehen.

Kalender

Freie Termine & Online-Buchung

Qualitätsmanagement

AZAV-Prüfkatalog · Prozesse · Dokumente · Fristen

Meine Aufgaben

Aufgaben & Wiedervorlagen aus allen Bereichen

Rechte und CRM-Verwaltung

Benutzer, Rollen & Zugriff auf die Bereiche

Vorlagen und Dokumente

Briefe & E-Mails aus Vorlagen – automatisch befüllt

Teilnehmer & Interessenten

Stammdaten, Maßnahmen & BG-Nummern

Neuer Teilnehmer

Stammdaten erfassen

Anrede

Titel

Vorname *

Nachname *

* Pflicht – mindestens Vor- oder Nachname muss ausgefüllt sein.

Herkunftsland

Muttersprache

Straße

Nr.

PLZ

Stadt

E-Mail

Telefon

Mobil

Auftraggeber

Ansprechpartner

Maßnahme

BG Nummer

Notiz

Am E-Learning teilnehmen

Ansprechpartner

Kontakte bei Behörden & Partnern

Ansprechpartner

Neuer Ansprechpartner

Kontaktdaten erfassen

Vorname

Nachname

Behörde

Telefon

E-Mail (persönlich)

E-Mail (Teampostfach)

Notiz

Maßnahmen

Weiterbildungen, Zeiträume & Teilnehmergruppen

Neue Maßnahme

Maßnahme erfassen

Name / Titel *

* Pflichtfeld

Maßnahme-ID

Beschreibung

Zeitraum von

Zeitraum bis

Uhrzeit

Datum tippen oder über das Kalender-Symbol auswählen. „Aktuell" oder „vergangen" ergibt sich automatisch aus dem Enddatum – ist es vorbei, gilt die Maßnahme als abgeschlossen.

Behörde

Maßnahme-Nummer

AZAV-Maßnahme

Häkchen entfernen, wenn die Maßnahme NICHT zur AZAV gehört (anderer Fördertopf). Sie taucht dann in keiner AZAV-Auswertung, Statistik oder Auditor-Vorbereitung auf – auch ihre Teilnehmer werden nicht mitgezählt.

Fördertopf / Programm (optional)

E-Learning / Virtueller Hörsaal

Verknüpfe die Maßnahme mit einem E-Learning-Kurs. Ist „Termine anzeigen" aktiv, erscheinen alle Seminartage automatisch unter „Termine" im E-Learning – jeweils mit dem unten hinterlegten Hörsaal-Link. Änderst du Tage oder Link später, aktualisiert sich das automatisch.

Verknüpfter E-Learning-Kurs

Seminartage automatisch als Termine im E-Learning anzeigen

Hörsaal-Link (Zoom/Teams – gilt für alle Tage)

Bildungsgutscheinnummer (BG-Nr.)

Deaktiviert

Deaktiviert am

Nimmt teil seit

Kunden

Externe Partner & Dienstleister

Dienstleister

Neuer Dienstleister

Ansprechpartner eines Partnerunternehmens erfassen

Vorname

Name

E-Mail

Telefon

Unternehmen

Funktion / Was machen die bei uns?

Kategorie

Notizen

Lehrkräfte & Mitarbeiter

Team, Qualifikationen & Einsätze

Neue Lehrkraft / Mitarbeiter

Stammdaten & Zugang erfassen

Beschäftigungsart

Anrede

Vorname

Nachname

Kürzel

Straße

Nr.

PLZ

Stadt

E-Mail

Telefon

Passwort

Passwort bestätigen

Zugang für die spätere Anmeldung. Beim Bearbeiten leer lassen = bestehendes Passwort behalten. Hinweis: im lokalen Prototyp unverschlüsselt – bitte noch kein echtes Passwort verwenden.

Entwurfsansicht

Kurse, Lehrende & Seminartage entwerfen

Hier entwirfst und bearbeitest du Weiterbildungen mit ihren Seminartagen (Lehrende, Themen, Räume). Eine veröffentlichte Weiterbildung erscheint automatisch als Maßnahme im Bereich „Maßnahmen" – das ist dasselbe, nur in der fertigen Ansicht. Den reinen Wochen-Überblick findest du unter Planungsansicht.

Weiterbildung anlegen

Zeitraum, Tage & Farbe festlegen

Name der Weiterbildung

Maßnahme-ID

Beschreibung

Zeitrahmen von

Zeitrahmen bis

Farbcode

Wochenplanung

Wähle die Wochentage und trage die Uhrzeiten ein (Vorgabe 08:30–14:30, jederzeit änderbar). Einzelne Termine kannst du später pro Tag anpassen.

Themen

Inhaltliche Themen & Lernbereiche

Seminarräume

Räume, Kapazitäten & Ausstattung

Mitglieder

Teilnehmer, Lehrkräfte & Zugänge im E-Learning

Prozesse und Datenbankprozesse

Aufbau & Abläufe der Datenbank – nach Ebenen

Kurs

Kurs-Details & Lektionen

Lektion

Lektion bearbeiten

Lernender

Profil & Kurszuordnung

Buchhaltung / Faktura

Rechnungen, Belege & E-Rechnung – die beiden Finanz-Werkzeuge der AZQ

Buchhaltung

Monatsabrechnungen, Belege & Notizen

Monat anlegen

Abrechnungsmonat erfassen

Monat

Jahr